Från utvecklingsprojekt, till förvaltning som skapar värde – 3 tips för en framgångsrik överlämning

Frågan som många står inför är hur en ny förvaltning kan säkras upp för att hålla den ny funktionalitet vid liv, samtidigt som slutprodukten fortlöpande förädlas för att svara mot affärsbehoven på sikt. Vår konsult inom digital affärsutveckling, Maria Örnjäger, har funderat en del över detta och delar nu med sig av några handfasta tips.

Ännu en leverans i knät

En leverans från projekt eller utvecklingsteam till förvaltning kan handla om överlämning av ett nytt implementerat system, en ny funktionalitet eller en vidareutveckling av befintligt system. Leveransen lämnas över när den är klar, alternativt när kalendertiden gått ut, eller budgeten tagit slut. Och trots alla leveranser och lessons learned, finns det risk för att stafettpinnen ändå blir tappad när den lämnas över till verksamheten. Det kan vara frustrerande när såväl leveransen, som ansvaret för att hålla den vid liv, landar i ens egna knä. I synnerhet då den egna kunskapen om leveransen inte är tillräckligt omfattande. Kunskap som kan handla om hur den är byggd eller hur den långsiktiga planen ser ut. Vi vill nog alla uppnå en effektiv överlämning, där varje leverans görs i tid, är väl paketerad, inslagen med en stor och välknuten rosett och utrustad med tillhörande instruktioner för varje ”Tänk om” och ”Vad händer då”- scenarion. Men om så inte är fallet, hur görs det då?

Tydliggör styrning, roller, processer och ansvar

Jag ser ofta att involvering av rätt personer i projekt eller utveckling görs alldeles för sent. Här kan vi bli bättre på att bjuda in nyckelpersoner i ett tidigt stadie och ha en tydlig kommunikation och lyhördhet för mottagarens behov. Nedan listas tre tips på hur överlämningen blir mer framgångsrik.

Mottagarorganisation måste vara identifierad, och aktivt deltagande av både överlämnande och mottagande part är en framgångsfaktor. Överlämningsinformation med direktiv om vem som ska få överlämningen, hur och när leveransen ska överlämnas bör vara tydligt definierade redan innan projektstart. Om det handlar om nyutveckling kanske en ny förvaltningsorganisation behöver etableras, för att kunna vidareförädla produkten. Frågor som behandlar vilket ramverk/modell som ska användas bör säkerställas (pm3, ITIL, agila ramverk?). Utvärdera även hur ni jobbar och vill jobba i framtiden. Är det något vi behöver ändra på för att blir mer värdeskapande och effektiva?

Det bör vara tydligt hur hanteringen av fel, ändringar och uppföljning av drift ska ske. Här hjälper tydliga processer, roller och ansvar till. Följande frågor är viktiga att besvara; Vem ska involveras när? Vem äger eskalering? Hur rapporterar vi fel? Hur hanterar vi nya krav och vem godkänner dessa?

Involvera mottagaren tidigt i projektet

Det är inte ovanligt att projekt lider av tidsbrist. Och när det sker fokuseras projektets resurser på att leverera utifrån projektplanen, vilket kan leda till att överlämningsaktiviteter skjuts upp, eller hanteras i sista minuten. Men ingen vill fastna i den fällan. Bygg vidare på de roller och ansvar ni identifierat och bjud in nyckelpersoner tidigt i projektet, så de får möjlighet att lära sig produkten och få bästa möjliga förutsättningar när de tar över ansvaret. Då det ofta är oförståelse som skapar motvillighet och brist på ansvarstagande så är en grundlig kompetensöverföring väldigt viktigt. Ju tidigare och mer de förstår vad de ska förvalta, desto bättre kommer de kunna integrera det nya arbetet i redan befintliga förvaltningsaktiviteter.

Jobba iterativt med detta. Det är bättre med flera korta möten, än en långbänk vid leverans. Som mottagare ges möjlighet att ta in, analysera och reflektera. Det dyker upp nya pusselbitar varje gång som faller på plats. I positionen som överlämnare erhålls värdefull information tidigt i processen som även kan hjälpa själva utvecklingen. Information som kan vara bra för att förstå vad som krävs för att senare förvalta leveransen.

Checklista för överlämning

Det är lätt att glömma även det mest fundamentala i en överlämning utan en checklista så förbered en lista där alla aktiviteter för överlämningen punktas upp. Mitt förslag är att bjuda in mottagaren av resultatet och att föra en dialog kring hur deras behov vid överlämningen ser ut. Aktiviteterna kan innehålla genomgång av bland annat:

• Projektdokument, lösningsdesign, processflöden, Infrastruktur diagram och testrapporter.
• Utbildning och överlämning till användarsupport, som: supportflöden, felsökningsrutiner, tillgänglighet och krav på SLA, med mera.
• Dokumentation över processer, manualer, med mera.
• Kompetensöverföring.

Slutligen

Slutligen ska hela överlämningen godkännas gemensamt av överlämnande och mottagande part. Vi skriver under på att vi alla förstår och godkänner leveransen och ansvarsfördelningen i vidare förädling. Jag skulle vilja lyfta fram att även gå igenom lessons learned från projektet, tillsammans med mottagarna. Det är ofta värdefull information när det längre fram dyker upp nya krav eller utvecklingsarbeten.

Till sist vill jag tipsa om att en välplanerad överlämning där mottagande verksamhet är med tidigt i projektet ökar era chanser att etablera ett lyckat ansvarsöverförande, från utveckling till förädling.