Vi använder cookies för att göra din upplevelse bättre! Genom att besöka vår webb accepterar du att vi kan placera cookies på din enhet. Läs mer
Din sökning innehåller för få tecken

5 frågor att ställa sig när du ska byta ERP-system

thomas förklarar2.jpg

Enterprise Resource Planning-system (ERP), eller Affärssystem, är system som skall stötta stora centrala delar i din verksamhet, så som varuförsörjning, försäljning, inköp, produktion, ekonomi och underhåll. Det är ERP som är själva kärnan i organisationen. Och att byta ett ERP-system är inget som görs i en handvändning. Det är ett stort beslut som påverkar hela organisationen. Det finns dessutom en hel uppsjö av olika affärssystem att välja mellan, så som SAP, Microsoft, Oracle, Infor, Visma, Hogia och Monitor. Vår expert på ämnet, Thomas Lindahl, guidar dig genom dom 5 viktigaste frågorna du bör ställa dig innan du drar igång processen att byta ERP-system.

Måste jag verkligen byta system?

Nej. Verkligen inte. Att byta ut ett system som man har investerat både tid och pengar i är något man faktiskt bör försöka undvika. Är det verkligen systemet det är fel på? En bra tumregel när det gäller all form av IT är att tekniken i regel är ”enkel” att lösa. Det är i verksamhetsprocesserna och människorna som de stora utmaningarna ligger. Börja gärna med att göra en analys av hur ni använder det befintliga systemet. Förbluffande ofta ligger förbättringspotentialen i att ändra arbetssätt, utbilda medarbetare, verkligen använda de funktioner som faktiskt finns i systemet, eller uppgradera det befintliga systemet.

Vad säger min ERP-strategi?

OK. Det är systemet det är fel på. Vi behöver ett nytt. Men vilken typ av ERP-system ska vi leta efter? Svaret ligger i din ERP-strategi. Denna strategi bör vara en del av din IT-strategi, givet att du har eller funderar på att skaffa ett ERP-system. En ERP-strategi kan vara enkel. De två enklaste strategierna är i ena extremen ”First choice, last refusal” och i den andra ”Best of breed!”. Den första strategin säger dig att du ska leta efter ett stort och funktionsrikt ERP-system som löser de flesta av dina krav och minimerar integrationsbehoven och antal kringsystem. Den senare strategin säger att du bör söka ett ERP-system som har en öppen arkitektur, är enkelt att integrera med och som är tillräckligt bra på sådant som de flesta system är bra på.

En intressant spaning är dock att det inte finns något rätt eller fel i någon av ovan ERP-strategier. Det viktiga är dock, som vid alla strategier, att man har gjort ett aktivt medvetet val och tar konsekvenserna av detta val.

Känner jag min framtida affär?

Hur kommer din affär se ut om fem, tio år? Sannolikt vet du inte detta. Men du har säkert planer och visioner. Ta höjd för dessa. Ett nytt ERP-system skall kunna stötta din affär idag och i alla fall tio år framöver. Därför är det viktigt att inte bara göra en nulägeskartläggning och visualisera dina processer och krav idag. Tänk börläge, framtida scenarion och jobba med krav som möjliggör dina visioner. Men var försiktig. De flesta av dessa krav är antagligen bör-krav. Skall-krav ska man vara försiktig med, det begränsar urvalet av möjliga lösningar och begränsar även din kreativitet för framtiden. Det du tror är ett skall-krav är ofta ett bör-krav, eftersom du i dag inte ser alternativen.

Vilka Icke-funktionella krav har jag?

De krav du ställer på ett nytt ERP-system bör baseras på bör-lägesbeskrivningar och verksamhetens nuvarande och framtida krav. Men dessa är endast funktionella krav. De icke-funktionella kraven är minst lika viktiga. Vilka krav ställer du på systemleverantören? Skall den vara svensk, global? Vill du ha en direktkontakt med leverantören, eller är det OK att jobba med en återförsäljare? Hur jobbar systemleverantören med systemintegratörer, d.v.s företaget som ska implementera systemet i din organisation. Är det systemleverantören själv som gör detta, eller jobbar de med partners? Hur ser relationen ut efter införandet? Finns det flera olika aktörer som kan stötta dig med att vidareutveckla systemet, eller bara en? Vad är viktigt för dig och ert företag?

Vilken hjälp behöver jag vid införandet?

När du väl har bestämt dig och upphandlat ditt nya ERP-system börjar det svåra. Och det roliga. En sak är dock säker. Hur kompetenta ni än är på ditt företag, kommer du behöva stöd genom denna process. Du behöver en kompetent systemleverantör. Den har du redan valt. Du behöver också en kompetent systemintegratör som kan anpassa ERP-systemet efter era beskrivna processer och era ställda krav. Denna leverantör behöver vara expert på systemet och veta när systemet bör anpassas via konfigurationer, och när det är bättre att låta processerna anpassas till systemet. Eller när det är acceptabelt att utveckla en add-on eller specialanpassning.

Det många glömmer är dock att du också behöver någon att hålla i handen, som står 100% på din sida. Någon som säkerställer att den obalans i kunskap om systemet och erfarenhet av denna typ av projekt utjämnas. En sådan partner kan ta rollen som er projektledare, ta tag i alla frågor som rör förändringsledning, styra upp acceptanstester, kvalitetssäkra lösningsförslag och ifrågasätta estimat. En partner som säkerställer att systemleverantören och systemintegratören levererar en tekniskt godkänd lösning enligt specifikation på tid och budget, men som samtidigt ansvarar för att du och alla berörda i din organisation är redo att ta emot denna lösning vid samma tillfälle. Som säkerställer att inte bara tid och budget styr projektet, utan att de effektmål för verksamheten som du har satt för denna investering verkligen uppfylls.