Vikten av förändringsledning vid byte av affärssystem

Utmaning: Balansera standardisering och individuella behov

Införande av ett ERP-system är utmanande både för kunden och leverantören. Kunden gör ett stort förändringsarbete där stora delar av verksamheten ska börja arbeta efter gemensamma processer och arbetssätt. Målet är att använda standardlösningar för IT-stöd i så stor utsträckning som möjligt, vilket gör att många av de befintliga arbetssätten kommer att förändras. I många organisationer handlar det också om att väga helhetens nytta mot individernas önskemål.

Lösning: Effektiv ERP-implementering och förändringshantering

En viktig och stor del i förändringsarbetet var att skapa en gemensam helhetssyn för arbetsprocessen inom de olika strömmarna inom programmet. För att lyckas med det krävdes parallella aktiviteter på olika nivåer i organisationen för att skapa medvetenhet och förståelse för de nya arbetssätten som ett nytt affärssystem innebär.

Byte av affärssystem och hur förändringen påverkar verksamheten

En stor del av Zingtons arbete fokuserade på att fånga påverkan av förändringen i verksamheten och förstå de påverkades behov. Att fånga upp nya processer och arbetssätt ingår i implementeringen av det nya affärssystemet. Vi arbetade fram en plan för minskning av affärspåverkan och stöttade ansvariga chefer i att förankra de nya processerna inom varje enhet.

Förändringskommunikation under byte av affärssystem

Parallellt under hela projektet stöttades organisationen med en tydlig förändringskommunikation för att skapa medvetenhet och engagemang hos medarbetarna. Kommunikationen innefattade både skriftlig internkommunikation och återkommande informationsmöten med öppenhet till frågor och svar för att skapa delaktighet och dialog. Allt för att hålla den röda tråden i förändringsarbetet.

Verksamhetens omställning

Ett viktigt steg för att få ut förändringen i hela organisationen är att involvera alla medarbetare. Hos kunden arbetade vi i mindre grupper med fokus på att bland annat visualisera målbilden, skapa tydlighet kring varför medarbetarna behöver göra annorlunda och ”what's in it for me?”. Planering och genomförande av utbildning var avgörande för att säkerställa att alla medarbetare förstår hur nya systemet ska användas, känner sig motiverade och för att skapa en framgångsrik implementation.

Resultat: Processoptimering och grund för fortsatt utveckling

Kunden har genomfört det första steget av flera i en full ERP-utrullning. Det har lett till en första struktur på nya processer och arbetssätt för inköpare och leverantörer samt skapat en större tydlighet kring hur verksamheten ska verka och samarbeta tillsammans. Det är första steget i att möjliggöra ett mer affärsmässigt arbetssätt och en grundläggande förutsättning för kommande delar i implementationsplanen.

Se vårt erbjudande